Taxi- und Mietwagenunternehmen stehen unter besonderer Beobachtung der Finanzverwaltung. Aufgrund der hohen Bargeldumsätze stuft das Finanzamt unsere Branche als Risikobranche ein. Um Sie bestmöglich vorzubereiten, haben wir die wichtigsten Abläufe und Risiken kompakt für Sie zusammengefasst.
Warum wird geprüft?
Eine Außenprüfung nach § 193 AO kann jeden treffen. Die Auswahl erfolgt entweder per Zufallsprinzip oder aufgrund von Auffälligkeiten, wie zum Beispiel:
- Unstimmigkeiten zwischen Umsatz und Gewinn.
- Verdacht auf lückenhafte Bargeld-Aufzeichnungen.
- Branchenspezifische Schwerpunktprüfungen.
Der Ablauf auf einen Blick
- Ankündigung: Schriftlicher Termin mit einer Liste der benötigten Unterlagen.
- Prüfung: Der Prüfer analysiert vor Ort Taxameterdaten, Schichtzettel, Kassenbücher und Fahrtenbücher.
- Methodik: Das Finanzamt nutzt moderne Software und statistische Verfahren (z. B. den Chi-Quadrat-Test), um Manipulationen bei den Zahlenfolgen aufzudecken.
- Ergebnis: In einer Schlussbesprechung werden Beanstandungen erläutert, was zu Steuernachzahlungen führen kann.
Die größten Risikofelder
Die Finanzverwaltung achtet besonders auf folgende „Stolperfallen“:
- Lückenhafte Schichtzettel: Fehlende oder vernichtete Original-Schichtzettel führen fast immer zu einer Schätzung durch das Finanzamt (§ 162 AO). Diese fällt meist zu Ihren Ungunsten aus.
- Mangelhafte Kassenführung: Die Kasse muss den GoBD-Richtlinien entsprechen (unveränderbar, zeitnah, vollständig). Excel-Tabellen als Kassenbuch sind unzulässig.
- Widersprüche bei den Fahrzeugdaten: Kilometerstände auf Belegen (Reparaturen, Eichprotokolle) müssen mit den Aufzeichnungen übereinstimmen (Energieverprobung).
- Risiko „Phantomlohn“: Sozialversicherungsbeiträge fallen auf den Lohn an, der dem Arbeitnehmer rechtlich zusteht (z. B. Mindestlohn, Feiertagsbezahlung, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall), auch wenn dieser nicht tatsächlich ausgezahlt wurde. Prüfer berechnen diese Beiträge oft rückwirkend nach, was zu hohen Nachzahlungen führt.
- Digitale Daten: Taxameterdaten müssen zwingend elektronisch auslesbar bereitgestellt werden.
Ihre Checkliste zur Vorbereitung
- [ ] Vollständigkeit: Sind alle Schichtzettel, Kassenberichte und Fahrtenbücher der letzten Jahre vorhanden?
- [ ] Technik: Ist Ihre Kassensoftware GoBD-konform und verfügt sie über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
- [ ] Plausibilität: Passen die getankten Mengen zu den gefahrenen Kilometern und den verbuchten Umsätzen?
- [ ] Mitarbeiter: Sind Ihre Fahrer angewiesen, alle Unterlagen (auch Quittungsdoppel) lückenlos einzureichen?
Unser Fazit:
Eine saubere Dokumentation ist Ihr bester Schutz. Formale Fehler bei der Aufzeichnung geben dem Prüfer die rechtliche Handhabe für teure Hinzuschätzungen. Bei Unregelmäßigkeiten droht zudem die Einschaltung der Steuerfahndung oder des Zolls (Schwarzarbeit).
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Buchführung prüfungssicher zu gestalten.