Die Digitalisierung schreitet voran. Die Datenmengen werden größer und der Organisationsaufwand vermeintlich größer. Aber durch die Digitalisierung kommen beinahe täglich neue Programme und tools auf den Markt, die Unternehmensprozesse vereinfachen und verschlanken und der Unternehmer sich ohne den Einsatz von weiterem Personal wieder mehr auf seine eigentliche Tätigkeit fokussieren kann.
Im Folgenden möchten wir einen kleinen Überblick geben, wie wir aus eigener Erfahrung schon Mandanten helfen konnten, die eigenen Prozesse zu optimieren.
Sollten Sie sich hier in einem Punkt wiederfinden, der Sie interessiert und wir hier helfen und unterstützen können, vereinbaren Sie gern einen Beratungstermin zum Thema Prozessoptimierung in der Buchhaltung bei uns und wir schauen zusammen was machbar und sinnvoll ist.
Was wird für die Buchhaltung grundlegend benötigt?
Eingangsrechnungen (müssen bezahlt werden)
Ausgangsrechnungen (Geldeingang muss überwacht werden)
Kasse (muss täglich erfasst werden und hat einen hohen Nachweisaufwand)
Bank (Bankgebühren können schnell sehr hoch werden)
Problemfelder:
Onlinehändler (Amazon, ebay, …)
Mahnwesen
Papierbelege
Tipps:
Digitale Eingangsrechnungen
- DATEV upload Mail nutzen: Per E-Mail eingegangene Rechnung kann an eine von DATEV generierte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden und wird automatisch nach DATEV Unternehmen Online (DUO) hochgeladen.
- Belegsammelportale: z.B. GetMyInvoices oder InvoiceFetcher: Rechnungen können über diese Portale automatisch aus den Kundenkonten der Lieferanten heruntergeladen und nach DUO hochgeladen werden.
- Problemfelder Onlineplattformen wie Amazon, ebay etc.: ACHTUNG wichtig bei Amazon unbedingt ein Business Account anlegen, da ansonsten die Umsatzsteuer nicht korrekt abgerechnet wird, da die Lieferungen in vielen Fällen von Lieferanten aus dem Ausland kommen. Um zu vermeiden, dass Rechnungen gar nicht oder doppelt nach DUO eingestellt werden, kann die Belegzuordnung der Bank Online genutzt werden.
Eingangsrechnungen in Papier (über 250 EUR ab 2028 nicht mehr möglich wegen eRechnungs-Pflicht)
- DATEV upload mobil: Über eine Scan App auf dem Smartphone können eingegangene Rechnungen abfotografiert und direkt nach DUO gesendet werden.
- Einscannen am PC und manuell nach DUO hochladen: In diesem Fall hat es sich bewährt verschiedene Belegtypen auch in verschiedene Ordner zu scannen oder abzulegen (z.B. Rechnungseingang und Rechnungsausgang) und die Belege nach dem Hochladen nach DUO in einen weiteren Ordner zu verschieben (z.B. Rechnungseingang_hochgeladen).
Ausgangsrechnungen (ACHTUNG im Sinne der GOBD nur mit revisionssicherem Rechnungsschreibungsprogramm anerkannt – ab 2028 nur noch eRechnungen an Unternehmer-Kunden)
- Erstellte Rechnungen in einem Ordner auf dem PC sammeln und manuell nach DUO hochladen. Belege nach dem Hochladen nach DUO in einen anderen Ordner verschieben (z.B. Rechnungsausgang_hochgeladen)
- DATEV upload Mail: Beim Versenden der Rechnungen per E-Mail die von DATEV generierte E-Mail-Adresse ins BCC setzen und die Rechnung direkt nach DUO hochladen.
- DATEV Auftragswesen Next – Rechnungsschreibung in DATEV Unternehmen Online (auch eRechnungen): Rechnungen können hier gesetzeskonform geschrieben werden und werden ohne weiteres Zutun direkt in den Posteingang bei DUO eingestellt. Das tool bietet auch Angebotsschreibung und Mahnwesen. Zudem kann ein Bezahl-QR-Code generiert werden, sodass die Zahlung der Rechnung für die Kunden einfacher ist und keine Fehler bei der Überweisung entstehen können.
- Mahnwesen: Dadurch, dass in den von uns erstellten monatlichen Auswertungen alle noch offenen Ein- und Ausgangsrechnungen als Forderungen und Verbindlichkeiten ausgegeben werden, kann dies als Mahngrundlage genutzt werden, es sollten jedoch die Zahlungseingänge, die noch nicht gebucht sind, dahingehend kontrolliert werden. Es kann jedoch auch ein kürzerer Zeitraum für die Erfassung der Buchhaltung vereinbart werden, um zeitnähere Auswertungen zu erhalten.
Kasse:
- Registrierkassen: Bei einer großen Anzahl von Geschäftsvorfällen bei Bargeldeinnahmen ist eine Registrierkasse zu empfehlen. Hierbei sind gesetzliche Vorgaben jedoch zu beachten. Eine Beratung durch einen zertifizierten Kassenhersteller sollte hier eingeholt werden.
- Kassensystem für Smartphone und Tablet inkl. Kartenzahlung – gute Erfahrungsberichte durch Mandanten: Intelligente Kassentools bei SumUp kaufen
- Wenige aber große Barzahlungen, kein Kassensystem gewünscht: Handschriftliches Kassenblatt täglich führen und zu jedem Bargeldeingang eine Quittung ausstellen und zum Kassenblatt ablegen. Um die Daten in DUO zu digitalisieren, könnte das Kassenblatt mit den Anlagen als eine Datei nach DUO am letzten Tag des Monats eingescannt werden oder bereits täglich die Quittungen über upload mobil abfotografiert und nach DUO gesendet werden. Wird der Kassenbestand entnommen, sollte entweder eine Quittung über eine Barentnahme geschrieben und digitalisiert werden oder direkt der Bankeinzahlungsbeleg abgelegt werden. Der Kassenbestand laut handschriftlichem Kassenblatt muss täglich auch bei einer nicht angekündigten Prüfung (Kassennachschau) durch das Finanzamt mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeldbestand übereinstimmen.
Bank:
- Zahlung von Rechnungen per Fotoüberweisung in der Bank-App – Funktioniert, Rechnung wird jedoch in diesem Fall mindestens zwei Mal gescannt bzw. fotografiert.
- Zahlungen mittels QR-Code auf der Rechnung kann auf jeden Fall empfohlen werden.
- Zahlung von Rechnungen über DATEV Unternehmen Online – Empfehlenswert, da die Rechnung bereits durch DUO ausgelesen wird und der Zahlungsbeleg vorausgefüllt wird. Die Erfahrung zeigt, dass der Überweiser in 90% der Fälle bereits zu 100% fertiggestellt ist und nur noch in Bank online an die Bank übermittelt werden muss.
- Zahlungen per Paypal annehmen kann die Rechnungszahlungsmodalitäten verbessern. Nachteil könnten die Gebühren von Paypal sein. Jedoch in Verbindung mit einem kostengünstigen Onlinebankkonto, anstatt Konten bei Banken mit Filialen in der Nähe zu nutzen, könnte unter Umständen zu einer Reduzierung von Geldverkehrskosten führen.
Wir hoffen, mit dieser Übersicht und den Tipps behilflich gewesen sein zu können und freuen uns, wenn Sie für weitere Hilfen gern auf uns zu kommen.